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Excel 代購記帳·Notion 代購記帳

Excel vs Notion vs Okaro：日本代購記帳工具 2026 完整比較

以 50 筆 / 月為情境比較 Excel、Notion、Okaro 三種代購記帳工具。涵蓋 OCR、多幣別、雙憑證、對帳、離線、報表匯出 9 項評估維度，協助代購主理人挑出最適合自己量級的工具。

7 分鐘
筆電上的試算表分析畫面
Photo: Carlos Muza on Unsplash

TL;DR：Excel 適合 0-20 筆 / 月的新手代購主，零學習門檻但缺乏 OCR 與自動匯率；Notion 適合喜歡客製化、20-50 筆 / 月的代購主，能與商品資料庫整合但缺即時匯率與雙憑證；Okaro 適合 30+ 筆 / 月、需要 AI 拍收據、自動鎖匯率、雙憑證、一鍵客戶對帳的代購主理人。月量越大、用越專用工具，每月省下 4-8 小時。

選工具的關鍵不是「哪個最強」，而是「哪個能讓你 13 個月後還在用」。代購主理人最常見的工具離開時機是「月底開始嫌對帳麻煩」——這通常代表你已經越過該工具的天花板。

9 個評估維度

| 維度 | Excel | Notion | Okaro | |---|---|---|---| | 學習成本 | ⭐⭐⭐⭐⭐（人人會） | ⭐⭐⭐（需學公式） | ⭐⭐⭐⭐ | | AI 收據 OCR | ❌（需第三方） | ❌ | ✅（Gemini 2.5） | | 即時匯率 | ❌（要手抓） | △（需 API） | ✅（內建） | | 真實刷卡匯率鎖定 | △（公式） | △（公式） | ✅（自動） | | 雙憑證存檔 | △（圖片連結） | ✅ | ✅ | | 多幣別自動換算 | △ | ❌ | ✅ | | 一鍵對帳匯出 | ❌（手動） | △（CSV） | ✅（CSV + JSON、含雙憑證 URL） | | 離線操作 | ✅（本機） | ❌ | ✅（iOS + PWA） | | 跨裝置同步 | △（OneDrive） | ✅ | ✅（iCloud + Supabase） |

不同月量的最佳選擇

0-20 筆 / 月：Excel / Google Sheet

推薦做法：

  • 用 Google Sheet 雲端版（含手機 App）
  • 模板用我們在 代購利潤計算機 中提供的 10 欄位
  • 每週日固定 30 分鐘整理

何時該離開：

  • 每週對帳超過 1 小時
  • 開始忘記哪一張收據是哪一筆
  • 客戶問「上個月那筆」要找超過 5 分鐘

20-50 筆 / 月：Notion 資料庫

推薦做法：

  • 商品 / 訂單 / 客戶三個資料庫互相 relation
  • Formula 欄位算毛利
  • 用 Notion Web Clipper 收藏 Buyee/比比昂頁面

Notion 的真正強項：商品資料庫可以同時當「進貨庫存表」+「對帳表」+「客戶 CRM」。

何時該離開：

  • Notion 在 100 行以上開始卡頓
  • 你發現自己反覆貼運費截圖到 LINE 給客戶
  • 對帳時找不到當天的真實刷卡匯率

50+ 筆 / 月：專用 App（如 Okaro）

當月量超過 50 筆，重複性人工輸入是最大的隱形成本。Okaro 為這個量級設計。下面是把它代入「假設手打約 30 秒 / 筆」做的粗估，實際視個人工作流浮動：

  • 拍收據 AI 辨識 → 對比手打約少 20-30 秒 / 筆，50 筆 ≈ 15-25 分鐘 / 月
  • 多幣別 + 真實匯率欄位避免重複試算 → 對帳省 1-2 小時 / 月
  • 一鍵 CSV / JSON 匯出（含雙憑證連結）→ 寄客人或貼進 Google Sheet 對帳省 30-60 分鐘 / 月
  • 雙憑證綁同一筆 → 糾紛回應省 20-30 分鐘 / 次

整體粗估 50 筆 / 月的代購主理人從 Notion 轉到 Okaro 後每月可節省約 3-5 小時——這是基於上述假設的估算，非實測數據。

新使用者輸入優惠碼 OKAROHAJIME 享首發折扣，下載： https://apps.apple.com/tw/app/okaro/id6757141530

三工具的常見誤區

Excel 常見錯誤

  • 用「匯率欄位」填當天牌告 → 月底結算和實際刷卡差 1-3%
  • 收據用 Dropbox 連結，半年後連結失效
  • 公式包在一個儲存格裡，新人接手看不懂

Notion 常見錯誤

  • 把客戶 LINE 對話一字不漏複製進來 → 資料庫爆肥
  • Formula 寫得太複雜，月底想改公式不敢動
  • 收據上傳到 Notion，免費方案 5 MB 限制很快滿

Okaro 常見誤區

  • 沒輸入「實際扣款金額」 → 真實刷卡匯率沒鎖到，仍用牌告計算
  • 只記商品不記運費分欄 → 月底毛利分析失準
  • 沒設定「客戶」標籤 → 對帳時要再回頭分類

我該怎麼搬家？

從 Excel / Notion 搬到 Okaro：

  1. 暫停搬歷史資料——先用 Okaro 記 1 個月新單，確認流程順暢
  2. 歷史單按需匯入：只搬最近 90 天活躍客戶的單，舊資料保留原檔
  3. 設定模板：把固定客戶名以 tag（例如 client:Yuki）標到每筆交易；運費可拆獨立交易並用同一個訂單編號 tag 串起來
  4. 每週日固定對帳 30 分鐘，比月底一次處理省一半時間

常見問題

Q：可以同時用 Notion + Okaro 嗎？ A：可以。常見組合是 Notion 當「商品 / 進貨情報資料庫」，Okaro 當「帳務 + 對帳系統」。Okaro 的 CSV 匯出可定期同步進 Notion。

Q：團隊代購怎麼分工？ A：Okaro 目前以個人帳號為主、尚未提供多人共享工作區（roadmap 中）；團隊代購建議「主帳記帳人用 Okaro + Notion 同步 SOP / 商品情報」，財務面以 Okaro 為單一資料源。

Q：iPad 上能用 Okaro 嗎？ A：可以。Okaro iOS App 支援 iPhone / iPad，且 PWA 版可在 iPad Safari 加到主畫面當原生 App 使用。

Q：搬到 Okaro 後 Excel 怎麼處理？ A：建議把 Excel 凍結成「歷史檔」存到 Google Drive 或 iCloud Drive，每年 1 月封存一次，新單一律用 App 記。