代購客戶溝通·代購報價範本
代購客戶溝通範本｜報價、催款、漲價、糾紛 24 句即用對話
代購主理人最常需要的 24 句客戶溝通範本，包含報價、催款、漲價公告、出貨延遲、糾紛回應與道歉模板。Evergreen 內容、可直接複製貼上 LINE / Messenger / Instagram DM 使用。
8 分鐘
TL;DR：代購主理人花 60-80% 時間在客戶溝通而非選品。本文整理 24 條最高頻情境的訊息範本——報價、催款、漲價、出貨延遲、糾紛、道歉。所有範本採「承擔 + 提供方案 + 給時限」三段結構，可直接複製到 LINE / IG DM / Messenger 使用，搭配 Okaro 對帳記錄當作佐證。
為什麼需要範本？
代購最大的隱形成本不是商品，是「情緒成本」——客戶突發訊息打斷工作流、糾紛訊息讓人焦慮、漲價公告寫得不好導致流失老客。標準化範本能：
- 把回覆時間從平均 12 分鐘降到 2 分鐘
- 避免情緒當下亂說話
- 提供書面記錄，糾紛時可舉證
- 讓臨時找人代班的家人或助理直接套用
範本不等於「冷冰冰」——好範本的關鍵是 變數設計：店家名、訂單編號、客戶暱稱、預計時間都要當成填空。
通用三段結構（套用全文）
1. 確認 + 同理（1 句）
2. 提供方案 / 答覆（2-3 句，含具體數字）
3. 給時限或下一步（1 句）
避免「我盡快處理」、「我會幫你看」這種無時限承諾——客戶焦慮的本質是「不知道什麼時候」。
情境 A｜報價（5 種）
A1. 商品查價 + 報價（最常見）
嗨 〔客戶名〕，剛幫你查了！
〔商品名〕（〔店家〕）
- 商品價 ¥〔X〕（含日本稅）
- 真實刷卡匯率約 〔Y〕（會等實際扣款再核對）
- 國際運費約 〔Z〕（估算，最終以結算為準）
- 平台手續費 + 包裝 約 〔W〕
- 真實到手成本 TWD 〔合計〕
- 我的代購費 +〔毛利率〕% = TWD 〔報價〕
請於 〔DD〕 前回覆是否下單，過了那天庫存可能變動。
有疑問可以直接問我 ✋
A2. 客戶嫌貴
我懂！這個價格的確比官網直接買貴一些。
拆給你看：商品價是 TWD 〔X〕，加上集運（〔原因〕）、海關（〔原因〕）、糾紛備援金（〔原因〕），到手成本就 TWD 〔合計〕 了。
如果你願意等下次合箱（預計 〔日期〕），國際運費我可以再幫你壓 〔Z〕％。
要選哪個？
A3. 對方臨時改數量
OK 沒問題～改成 〔N〕 件的話：
- 新總價 TWD 〔新合計〕
- 運費因為材積差異重新算 +〔差額〕
- 預計出貨 〔日期〕（多 〔天數〕 天因為合箱）
這版報價有效到 〔DD〕，回覆就幫你下標 ✋
A4. 客戶問「可以再便宜一點嗎？」
我幫你看一下成本——商品價 + 運費 + 平台費 + 刷卡費已經 TWD 〔真實到手成本〕，
我的代購費目前只抓 〔%〕，再壓我會虧錢做白工 🙏
但如果你能：
- 揪一團（5 件以上）→ 每件少 TWD 〔Z〕
- 或等下次合箱（〔日期〕）→ 運費少 TWD 〔Z〕
都可以幫你壓到 TWD 〔價格〕。
A5. 報價過期
嗨 〔客戶名〕！上次幫你查的 〔商品名〕 報價（TWD 〔價格〕）已經過期了——
店家昨天調整為 ¥〔新價〕，匯率也動了。
新版報價：
〔舊報價〕 → TWD 〔新報價〕
（差 +〔差額〕，因為 〔原因〕）
還想下嗎？回我 1 / 2 / 不下：
1️⃣ 接受新價格，直接下標
2️⃣ 想再觀察
不下 ❌ 取消
情境 B｜催款（4 種）
B1. 客戶確認後超過約定時間未付款（< 24 小時）
嗨 〔客戶名〕～想跟你確認一下 〔商品名〕 的款項。
昨天確認下單的金額是 TWD 〔價格〕，匯款資訊：
〔銀行 + 帳號〕
如果今天 〔HH:MM〕 前沒收到，我這邊會先暫停下標，因為 〔店家〕 有 〔小時數〕 小時付款時限。
辛苦你了 🙏
B2. 商品已下標，催款 2-3 天
〔客戶名〕，〔商品名〕 我已經幫你下標下成功了。
匯款資訊再貼一次：
〔銀行 + 帳號〕
總額：TWD 〔價格〕
請於 〔DD〕 前完成匯款，否則：
- 〔店家〕 那邊我需要先用我自己的錢墊
- 預計出貨會延後 1-2 週
有任何狀況可以先說 ✋
B3. 已預付款項給日本端，客戶遲付（嚴重）
〔客戶名〕，這筆 〔訂單編號〕 我已經在 〔DD〕 用自己的卡幫你墊付給 〔店家〕 了，金額 TWD 〔價格〕。
請於 〔DD+5〕 前完成匯款，否則我這邊：
1. 該筆訂單會暫停 / 取消國際出貨
2. 之後接單會請你先付訂金 30%
如果遇到金流困難可以先說，我們找方案，但不能無聲息。
B4. 多次催款後仍未付（最終通牒）
〔客戶名〕，這封是最後一次提醒。
訂單 〔訂單編號〕 從 〔下單日〕 至今已 〔天數〕 天未付款。
TWD 〔價格〕
如 〔最終 DD〕 前仍未匯款，我會：
1. 取消這筆訂單，承擔損失
2. 將此紀錄列入合作備註，未來下單需 100% 預付
非常希望這不是最後一次合作，請務必聯繫。
情境 C｜出貨延遲與通知（4 種）
C1. 商品入倉但等合箱
〔客戶名〕，〔商品名〕 已經到 Buyee 倉了 ✋
我在等 〔N〕 件合箱以幫你壓運費，預計 〔DD〕 出貨。
出貨後會給你追蹤碼，從日本到台灣大約 〔天數〕 天。
C2. 出貨延遲（賣家原因）
〔客戶名〕，要跟你說一下——〔商品名〕 賣家通知 〔延遲原因〕，
原本預計 〔舊 DD〕 寄出 → 改為 〔新 DD〕。
我已經請賣家：
1. 提供具體延遲說明
2. 賠償（如有）
最終到台灣時間預估晚 〔天數〕 天。若不能接受，可以選：
A. 等待（我這邊不再加價）
B. 取消（已預付款項全額退）
請於 〔DD〕 前回覆。
C3. 出貨延遲（海關 / 物流原因）
〔客戶名〕，〔商品名〕 在台灣海關被抽查中（這是常規流程，不是出問題）。
預計加 〔天數〕 個工作天，新到貨日 〔DD〕。
如果需要稅單我會在當天傳給你，金額會 〔另計 / 已內含〕。
有任何進度我會立刻通知 ✋
C4. 商品到台灣，通知取貨
〔客戶名〕，〔商品名〕 到囉 🎉
總金額 TWD 〔價格〕（含全部費用）
取貨方式：〔宅配 / 面交 / 超商〕
如選宅配：〔追蹤碼〕，預計 〔DD〕 送達
如選面交：方便 〔DD/DD〕 哪一天？
對帳明細我已用 Okaro 匯出 CSV，可以直接打開核對或我幫你整理成 Google Sheet 共用。
情境 D｜漲價公告（3 種）
D1. 季度漲價（運費上漲）
🚚 重要公告｜〔月份〕 起運費調整
各位老客戶 / 新朋友，
近期 〔空運 / 海運 / Buyee〕 國際運費上漲 〔%〕，從 〔DD〕 起，
新報價將反映實際成本，預估每單影響 TWD 〔Z-W〕 不等。
不變：
- 我的代購服務費維持 〔%〕
- 合箱 / 揪團優惠依舊
變動：
- 國際運費將以 Buyee / 空運業者結算當日報價為準
- 〔DD〕 前下單的訂單一律按原費率走
謝謝大家一直以來的支持 🙏
D2. 代購服務費調整
💡 服務費調整通知
從 〔DD〕 起，我的代購服務費將從 〔舊 %〕 調整為 〔新 %〕，理由：
1. 〔理由 1〕
2. 〔理由 2〕
3. 〔理由 3〕
為了感謝老客戶，〔DD〕 前下單仍按舊費率。
往後新單依新費率。
如果有問題歡迎直接問我 ✋
D3. 限時優惠結束
🔔 〔活動名稱〕 結束通知
〔DD〕 是 〔活動〕 最後一天。
之後恢復原價：
- 代購費 〔舊 %〕
- 揪團優惠 〔變動〕
謝謝各位這段時間下單，新訂單記得抓緊 ✋
情境 E｜糾紛與道歉（5 種）
更完整的糾紛處理流程見 代購糾紛處理 SOP。
E1. 商品破損（你的責任 / 集運破損）
〔客戶名〕，超抱歉。
我剛收到你傳來的照片，確認 〔商品〕 破損。
處理方案（你選一個）：
A. 我重新下單一個一樣的，我吸收差價（預計 〔DD〕 寄到）
B. 全額退款 TWD 〔價格〕（含商品 + 你的運費）
C. 部分退款 TWD 〔Z〕（如果你願意保留破損品）
我這邊已經向 〔Buyee / 空運業者〕 提出損壞報告，他們會在 〔天數〕 天內回覆我們是否賠償。
請於 〔DD〕 前告訴我你選哪一個 🙏
E2. 商品錯版 / 錯款
〔客戶名〕，剛確認你說的對——〔店家〕 寄錯款了。
我已經：
1. 向 〔店家〕 開 case，要求退換
2. 〔店家〕 在 〔DD〕 內會回覆
期間方案：
- 退貨運費我承擔
- 正確商品到台灣後再合一次免費寄給你
- 整個流程預計 〔天數〕 天
如果你想直接退款也可以，TWD 〔價格〕 全退。
E3. 客戶反悔不收貨（你的權益）
〔客戶名〕，這款 〔商品〕 我已經幫你下標下成功了。
依代購規則，下標完成後是無法取消的——
不像線上零售，這筆是由你委託、我代為向日本端購買，
〔店家〕 不接受退款。
可行方案：
A. 你仍可拒收，我把商品掛到二手市場代售，扣 〔%〕 手續費後退你剩餘款項（不保證售價）
B. 全額照付，商品歸你（最建議）
請於 〔DD〕 前回覆，否則默認 A 方案。
E4. 自己出錯（要道歉時）
〔客戶名〕，我搞錯了，〔錯誤敘述〕。
這是我的責任，補償方案：
1. 〔具體補償 1〕
2. 〔具體補償 2〕
3. 下次代購服務費再 -〔%〕
非常抱歉造成你的困擾，無論你選哪個或選不選，這筆都會處理到滿意為止 🙏
E5. 真心道歉模板（情緒處理優先）
〔客戶名〕，我先說一聲對不起。
我知道現在心情很差，因為 〔同理具體原因〕。
不是要找藉口，事實是 〔簡短說明〕。
接下來我會：
1. 〔具體行動 1，含時限〕
2. 〔具體行動 2，含時限〕
如果這個處理你還是不能接受，請告訴我你期待的方式，
我會在合理範圍內全力配合。
情境 F｜其他常見（3 種）
F1. 客戶亂砍價 + 比價（不傷感情拒絕）
〔客戶名〕，謝謝你說！我看了一下 〔對方〕 的價，差異主要在：
- 〔他們省的項目，例如：他們沒含集運保險 / 沒含台灣稅〕
- 〔他們的風險，例如：他們是直購商家不負責糾紛〕
如果你信任那邊的服務，我完全 OK 你選他們，
我不會因為這個少了客人就不開心 🙏
如果之後有什麼需要再找我！
F2. 客戶要求隱形服務（過度索取）
〔客戶名〕，這個需求我可以做，但要額外算：
- 〔服務 A〕 +TWD 〔Z〕
- 〔服務 B〕 +TWD 〔W〕
理由：
1. 〔為什麼這需要時間 / 成本〕
2. 〔為什麼一般代購不含〕
如果你 OK，我這就開始。
不 OK 也沒關係，我們維持原本範圍 ✋
F3. 老客戶推薦 / 感謝
〔老客戶名〕！🎉
謝謝你介紹 〔新客戶名〕 來下單。
按照老客戶推薦方案：
- 你這個月的代購費 -〔Z〕%
- 或下次合箱運費我請
請選一個！介紹愈多回饋愈多，下次見 ✋
把範本內建到工作流的兩個建議
- 存到 LINE 個人筆記 / iOS 文字替換：iOS 「設定 → 一般 → 鍵盤 → 文字替換」可設縮寫，例如打
re報自動展開報價範本 - 用 Okaro 對帳記錄佐證：每次發訊息提到金額時，附上 Okaro 一鍵匯出的 CSV / JSON 明細（含雙憑證連結）——書面 + 雙憑證可顯著降低糾紛機率
新使用者輸入優惠碼 OKAROHAJIME 享 Okaro 首發折扣： https://apps.apple.com/tw/app/okaro/id6757141530
常見問題
Q：範本聽起來會不會太死板？ A：範本只是「結構」，把客戶名、商品名、店家、訂單編號全部當變數，每次溝通都會自然個人化。重點是不要讓自己每次都重發明輪子。
Q：糾紛該用 LINE 還是書面（email）？ A：金額 < TWD 3,000 用 LINE；金額 > TWD 3,000 或情緒激烈 → 一定要 email + 完整對帳明細（CSV / 截圖 / Google Sheet 任一可保存的書面格式），未來若爭議升級可舉證。
Q：催款訊息會不會被覺得太兇？ A：不會。客戶其實會感謝清楚的時限——「〔DD〕 前」比「盡快」讓人更安心。模糊的承諾才會讓人焦慮。
Q：碰到奧客真的會吵架時怎麼辦？ A：先用 E5 道歉模板處理情緒，再轉 E3 / E4 提具體方案。不要在情緒高點時打字——讓自己等 30 分鐘再回。